Comprobantes sueltos en el chat
Llegan por WhatsApp, a cualquier hora y con un nombre que no siempre coincide con la lista.
Control de pagos y cartera para tu escuela o club deportivo
La familia sube el comprobante, tú lo validas y la cartera se pone sola al día o en rojo. El recargo, los abonos y el efectivo, sin cruzar hojas de Excel.
$1.800 por deportista al mes, y baja a medida que el club crece. La plata de las mensualidades llega directo al club.
Al día58
En revisión4
En rojo9
Cómo es hoy
¿Cómo se cobra hoy la mensualidad en un club?
En muchos clubes, cobrar es un trabajo de todos los meses que nadie ve.
Cruzar la lista con el Excel
Buscar nombre por nombre quién pagó, de qué mes y cuánto, y pintar en rojo a quien no.
Recordar uno por uno
Escribirle a cada familia que no ha pagado, sin saber si ya pagó y el comprobante se perdió.
Para saber quién estaba al día había que cruzar dos hojas y poner en rojo al que no había pagado.Así llevaba la cartera el primer club de myclubia
El recorrido
El recorrido de un pago, de la familia a la cartera
Cada pago nace ligado a un deportista y a un mes, así que no hay que adivinar de quién es.
La familia elige el mes y el paquete
La app le muestra el valor del paquete, el recargo si pagó después del corte y el total a pagar.
Paga como siempre y sube el comprobante
Por Nequi, Daviplata, Bre-B o transferencia, a las cuentas que el club escribió. Sube el pantallazo con la fecha y el valor del pago.
El club lo valida
En «Pagos por validar» ves lo que dice la familia al lado de lo que vale el paquete, y validas o rechazas con un motivo.
La cartera cambia sola
El deportista pasa de «En revisión» a «Al día», la familia recibe el aviso y el entrenador lo ve al tomar asistencia.
CHPago de mensualidad
Lo que ve la familia · datos de ejemplo
Pagos por validar4 comprobantes
Lo que ve el club · datos de ejemplo
Estados
Los seis estados del mes, uno por uno
Cada deportista tiene un estado por mes. Sale de los pagos que el club validó: lo que la familia reporta queda en revisión hasta que alguien del club lo mira.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Al día | El club validó el pago del mes y aún le quedan sesiones. Un deportista con beca siempre está al día. |
| En revisión | Hay un pago reportado que el club todavía no valida. |
| Pago parcial | El club validó una parte del mes y falta el saldo. |
| Sin paquete | Aún no paga el mes, pero todavía está a tiempo de pagar sin recargo. |
| En rojo | Pasó el último día sin recargo y el mes no está pagado completo ni hay un pago en revisión. |
| Sin sesiones | El mes está pagado, pero ya usó todas las sesiones del paquete. |
Recargo
Cómo se calcula el recargo por mora
Tú pones el último día para pagar sin recargo y el porcentaje. La app lo suma sola cuando la familia paga después.
- Cuenta la fecha del pago que reporta la familia, no el día en que lo envía.
- La familia ve el total con recargo antes de enviar el comprobante.
- Con descuento, el recargo se calcula sobre el precio rebajado. Con beca no hay mensualidad.
- Los recargos se ven aparte en la contabilidad del mes.
Un ejemplo
Paquete de 12 sesiones a $120.000, sin recargo hasta el día 10, recargo del 10 %.
| Fecha del pago | Total a pagar |
|---|---|
| Del 1 al 10 de octubre | $120.000 |
| Desde el 11 de octubre | $132.000 |
Datos de ejemplo
Abonos y efectivo
¿Y si pagan una parte? ¿Y si pagan en efectivo?
Abonos
La familia reporta cada parte. Si falta plata, validas «como abono» y el mes queda en «Pago parcial · faltan» el saldo; si llega el corte sin el saldo, queda en rojo. Un abono no da sesiones hasta completar el mes.
¿La diferencia es la comisión del banco? «Dar por pagado» y el mes queda completo.
Efectivo o comprobante por WhatsApp
Desde la ficha del deportista, «Registrar pago» con el valor que recibiste: queda validado de una vez y la familia lo ve en sus pagos. Si recibiste menos, «Registrar abono».
¿Te equivocaste al validar? «Anular…» con un motivo, y el pago vuelve a revisión.
Recordar
Recordar el pago sin molestar
En la fila de quien está en rojo aparece «Recordar»: abre WhatsApp con el mensaje escrito y tú lo envías. El botón solo se abre en el horario que permite la Ley 2300.
- De lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., hora de Colombia. Nunca domingos ni festivos.
- La app también avisa a la familia dentro de myclubia: 3 días antes del corte, el día del corte y al quedar en rojo. El club puede apagar cada aviso.
- Esos avisos no le llegan a quien tiene beca, tiene un pago en revisión o ya pagó el mes.
El mensaje, listo para enviar
Hola, Ana. Te escribimos de Club Halcones: la mensualidad de octubre de Samuel aún no aparece pagada. Puedes reportar el pago en myclubia. ¡Gracias!
Datos de ejemplo
Al cerrar el mes
Lo que ve el administrador al cerrar el mes
Cartera del mes
Al día, En rojo y En revisión, lo recaudado y lo que falta por validar. Por deportista, los meses anteriores en colores y cuántos meses seguidos lleva en rojo.
Contabilidad
Entró, Salió y Saldo del mes. Los ingresos salen de los pagos validados, con mensualidades, recargos por mora y uniformes aparte; los egresos los registras tú.
Reportes a Excel
«Cartera por mes», con estado, paquete, valor, recargo y fecha de pago de cada deportista, e «Ingresos y egresos» del mes.
La plata
¿La plata pasa por myclubia?
No. Las familias le pagan al club como siempre, y la plata llega directo a sus cuentas.
- myclubia no tiene pasarela de pagos, no le cobra a las familias y no lee tu extracto del banco.
- Las cuentas del club (Nequi, Bancolombia o la que uses) las escribes tú, y la familia las ve al pagar.
- El club paga myclubia por sus deportistas; las familias y los entrenadores la usan sin costo.
Precios
Cuánto cuesta
Pagas por cada deportista que entrenó o pagó en el mes, y el precio por deportista baja por tramos a medida que el club crece. Si un mes nadie viene ni paga, ese mes la mensualidad es $0.
Los dos primeros meses no pagas mensualidad: ni el mes en que empiezas ni el siguiente. No limitamos nada y no te pedimos un medio de pago.
Precio por deportista al mes
| Deportistas en el mes | Cada uno |
|---|---|
| Del 1 al 50 | $1.800 |
| Del 51 al 100 | $1.650 |
| Del 101 al 200 | $1.500 |
| Del 201 al 300 | $1.350 |
| Desde el 301 | $1.200 |
Cada tramo va a su precio: con 80 deportistas, los primeros 50 a $1.800 y los otros 30 a $1.650, $139.500 al mes. Se cobran al menos 20 deportistas.
Hecho con un club de verdad
Nació en un club de voleibol de Bogotá, resolviendo su cartera de todos los meses. Lo mismo le pasa a cualquier club, del deporte que sea.
CVMClub Voley MasterVoleibol · Bogotá · primer club en myclubia
- 8categorías, de Benjamín a Mayores
- 4paquetes: 8, 12, 16 y 20 sesiones al mes
- Día 11empieza el recargo del 10 %
Preguntas
Lo que preguntan los clubes sobre los pagos
Las preguntas sobre tecnología, Excel, datos de menores y cómo empezar están en la página de inicio.
¿Qué significa «En rojo» y cuándo queda así un deportista?
Cuando pasó el último día sin recargo, el mes no está pagado completo y no hay un pago en revisión. Si la familia reporta el pago, pasa a «En revisión» mientras el club lo valida.
¿Se puede pagar la mensualidad en dos partes?
Sí. La familia reporta cada parte y el club valida la primera como abono: el mes queda en «Pago parcial» hasta que llegue el saldo.
¿Cómo registro un pago en efectivo o un comprobante que me mandaron por WhatsApp?
Desde la ficha del deportista, con «Registrar pago»: queda validado de una vez y la familia lo ve en sus pagos.
¿Cómo funciona el recargo por mora?
Pones el último día para pagar sin recargo y el porcentaje. Si la fecha del pago que reporta la familia es posterior, la app suma el recargo y la familia lo ve antes de enviar.
¿myclubia envía los recordatorios de pago solo?
Por WhatsApp no: tocas «Recordar», se abre WhatsApp con el mensaje escrito y tú lo envías, solo en el horario que permite la Ley 2300. Dentro de myclubia, la familia sí recibe avisos antes del corte, el día del corte y al quedar en rojo.
¿Puedo cobrar por Nequi, Daviplata o Bre-B?
Sí, como ya lo haces: la plata llega a tus cuentas, que escribes en la app y la familia ve al pagar. La familia sube el pantallazo del pago y tú lo validas. myclubia no se conecta con el banco ni con la billetera.
¿Qué hago si me equivoqué al validar un pago?
En la ficha del deportista, «Anular…» la validación con un motivo: el pago vuelve a «En revisión» hasta que decidas.
Pon tu cartera al día
Cuéntanos de tu club por WhatsApp y te mostramos myclubia con tus categorías y tus paquetes.
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